サイトリニューアルの要件定義・進め方と12のポイントを紹介！

サイトリニューアルを進めていると、関係者からの要望で改修箇所が膨大になってしまったり、予期せぬ作業が発生してリニューアル期間が延びてしまったりすることがよくあります。

そうなると次第にリニューアルの目的が曖昧になっていき、プロジェクトが破綻してしまうことにもなりかねません。

このような事態を防ぐためには、あらかじめサイトリニューアルの「要件定義」を固めておくことが重要です。

そこでこの記事では、サイトリニューアルにおける要件定義の進め方や設定する際のポイントをお伝えします。

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要件定義はサイトリニューアルの実施を判断できる最後のタイミング

「本当にリニューアルをするべきなのか」を判断するのは、作業に着手する直前のタイミングが最後です。

本記事を読んでいらっしゃる方は、サイトリニューアルの実施がある程度確定しているかと思います。

リニューアルは、実施すれば100%成果が出るものではない上に、作業中はウェブサイトを使った施策が一時的にストップするというデメリットもあります。

そのため、本当にサイトリニューアルすべきかを、要件定義を進める前のこのタイミングで、もう一度検討してみてください。判断の方法は、以下の記事にまとめています。

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Webサイトリニューアルにおける「要件定義」とは

「要件定義」とはサイトをリニューアルするにあたって、下記のような条件を取りまとめることです。

要件定義は、「自社」と「発注先のシステム会社・制作会社」のサイトリニューアルに対する認識を合わせるために行います。

この作業を怠り、要件定義が曖昧なままリニューアルを進めてしまうと、次のような問題が発生しかねません。

サイトリニューアルを円滑に進めて効果を最大化するために、要件定義は不可欠なものです。

Webサイトリニューアルでの要件定義書とRFPとは

サイトリニューアルの要件定義をする際によく作成される書類として、「要件定義書」と「RFP」があります。

ここでは、この2つの書類について詳しくお伝えします。

1. 要件定義書

要件定義書とは、要件定義の内容をまとめた文書で、リニューアル作業を行う制作会社やシステム会社など受注企業側が作成するものです。

受注企業は発注側の要望をヒアリングして、「リニューアルの目的・サイトのターゲット・デザイン・開発環境」などをまとめて書類にします。

この要件定義書は、手戻りの回数を減らしたり双方の認識を統一させたりして、サイトリニューアルをスムーズに進めるために大切なものです。

2. RFP

RFP（Request for Proposal）とは、「提案依頼書」ともいわれ、発注者側が依頼内容をまとめた文書です。

主に、「サイトリニューアルの概要・現状の課題・予算・スケジュール」などを記載します。

RFPは、要件定義書と記載内容が重なる部分も多いです。しかし、RFPを作成することで、制作会社やシステム会社へ自社の目的や思惑を正確に伝えられます。

また、相見積もりを取る場合には、同じ条件で各社の価格を比較できるというメリットもあります。

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Webサイトリニューアルの要件定義の進め方7ステップ

サイトリニューアルの要件定義は、下記の7ステップで進めていきます。

それぞれの工程の詳細を見ていきましょう。

ステップ1　情報を集めて課題の洗い出しをする

要件定義をするにあたり、まずはリニューアル前のサイトが抱える課題を把握してください。

課題把握のためには、下記のような手段を使って情報収集します。

サイトのアクセス数など定量的な分析をする際には、「全体の傾向をつかむ」「過去のデータと比較する」「トレンドを把握する」の3つのポイントを意識するとよいでしょう。

サイト分析の詳細を、下記の記事にまとめています。併せてご一読ください。

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また、定性的な課題を洗い出す場合には、アンケートやヒアリングがおすすめです。社内の担当者やユーザーに直接話を聞くことで、自分たちだけでは気づけない課題が浮き彫りになります。

そのような情報収集をしていると、下記の具体的な課題が見えてきます。

課題の洗い出しをしたら、「重要性」や「緊急性」などを勘案して優先順位をつけていきましょう。

リニューアルをするにあたっては、優先順位の高い課題から解決するようにします。

ステップ2　課題解決のために改修が必要なページを整理する

ステップ2は、「課題解決のために改修が必要なページの整理」です。

課題を解決するためには、必ずしもすべてのページをリニューアルする必要はありません。

例えば、自社のサイトの課題が「問い合わせ数の向上」だった場合には、「問い合わせフォームの改善」や「フォームへの導線の変更」だけで改善できることも多いです。

そのため、まずは自社が抱える課題に対して、リニューアルする必要があるページを整理してみてください。

もし重要度の高い課題が多数あり、多くのページを改修する必要があった場合、そこではじめてサイト全体のリニューアルを検討します。

動画でサイトリニューアルの注意点を解説しています！

ステップ3　リニューアルの内容を決める

続いての工程は、「リニューアルの内容を決める」ことです。

このステップでは、「リサーチで見つかった課題」をまとめて、サイトリニューアルの内容を固めます。その際は、下記のような流れで考えてみてください。

例えば、「問い合わせフォームでの離脱率が高い」ことが課題だった場合、原因には「問い合わせフォームの入力が面倒・わかりにくい」「セキュリティ面の不安がある」などが考えられます。

これを解決するために求められるのは、「入力作業の負担を減らす・わかりやすくする」「セキュリティ面を強化する・安全性に関する記述を追加する」などです。

このことから、リニューアルにあたっては「入力フォームの最適化」や「セキュリティ関連の改善」が必要だという結論に至ります。

また、リニューアルの内容を決める際は、「リニューアル後のサイトをこんな人に見て欲しい！」といったターゲットの明確化が重要です。

例えば、「自社商品を知らない新規の見込み顧客」をターゲットに設定すると、「自社商品を知らない人に、何をしてもらいたいのか」などと考えていくことで、具体策のアイデアが浮かびやすくなります。

ターゲットを明確にする際は、具体的な人物像を決めるペルソナや、顧客が購買や成約にたどり着くまでの流れを可視化したカスタマージャーニーを設定するのがおすすめです。

それぞれの詳細な設定方法については、下記の記事を参考にしてください。

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ステップ4　社内の合意形成をする

リニューアルの内容が固まったら、次はプレゼンテーションを行って「社内からの合意」を得ます。

このステップでは、社内でサイトリニューアルの「目的・メリット・リスク・コスト」などを共有するようにしてください。

ここで合意が得られていないと、リニューアルを進めている途中で上層部や各部署から口出しをされかねません。その都度の対応では、リニューアルの作業がストップしてしまい、スケジュールが乱れる原因となります。

事前に社内で合意を得ておけば、プロジェクトを円滑に進められるでしょう。

合意を得るための「サイトリニューアルの企画書」を作成する際は、下記の要素を参考にしてください。

企画書を作る際は、下記の記事もおすすめです。

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ステップ5　RFPを作成する

サイトリニューアルについて社内での合意が得られたら、制作会社やシステム会社に提出するRFP（Request for proposal：提案依頼書）を作成します。

ここでは、「どのようなサイトにしたいのか」など全体のイメージや理想などをまとめます。

実際にRFPを作る際には、以下のような内容を記載することが多いです。

ステップ6　関係者と打ち合わせをする

続いての工程は、「関係者との打ち合わせ」です。

ここでは、システム会社やウェブ制作会社などリニューアルの実務を担当する関係者へRFPを渡して、これまでのステップで明らかになった「自社サイトの課題や優先順位」などを共有します。

その上で、システム会社やウェブ制作会社側から、具体的な対策や追加すべき機能の提案をしてもらってください。自社では気づけなかった「新たな課題」が見つかることもあります。

ステップ7　要件定義書にまとめる

最後のステップでは、ここまでの工程で決定した事項を整理して、下記のような情報を要件定義書にまとめて文書にします。

この要件定義書をもとに、受注側に依頼して作成してもらいましょう。

ご質問は、以下のバナーよりお気軽にご連絡ください。

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Webサイトリニューアル成功への要件定義・ポイント12選！

サイトリニューアルを成功させるための要件定義は、下記12項目のチェックポイントがあります。

それぞれ確認していきましょう。

※チェックボックスをクリックするとチェックがつきます。

ポイント1　プロジェクトの概要

ポイントの1つ目は、「プロジェクトの概要」としてサイトリニューアルの内容を簡潔にまとめておくことです。

サイトリニューアルは半年以上の長期にわたることも多いです。そのため、実務をしているうちに、当初の目的やコンセプトが曖昧になってしまうことがあります。

概要を簡潔にまとめておくと、サイトリニューアルを開始した目的やコンセプトを振り返ることができます。

ポイント2　サイトリニューアルの目的

2つ目のポイントは、「なぜサイトリニューアルをするのか、という目的を明確にする」です。

サイトリニューアルをする目的の具体例としては、「問い合わせ件数を増やすため」「ブランドのファンを増やすため」などが考えられます。

目的を明確化するメリットは、下記の3つです。

サイトリニューアルの目的の考え方については、下記の記事でも詳しく紹介しています。ご興味のある方は参考にご覧ください。

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ポイント3　ウェブサイトのコンセプト

続いてのポイントは、「どのようなターゲットに、どのようなメッセージを伝え、何をしてもらうのか」というウェブサイトのコンセプトを明確にします。

例えば、営業ツールを販売するためのサイトならば、「企業の営業担当」に「自社ツールの便利さ」を伝えて「実際に使ってもらう」ことなどがコンセプトになります。

コンセプトが固まることで、「サイトに必要な機能」や「適したサイトデザイン」が見えてきて、サイト内のキャッチコピー・デザイン・コンテンツにも、一貫性が生まれます。

もし、リニューアルでサイトのロゴを変える場合は、「商標を取っているのか」を確認しておきましょう。

未登録のまま使用し続けていると、気づかないうちに他社に商標を取られてしまい、ロゴが使えなくなる可能性があります。

なかには、バズが起こり多くの人に自社サイトが知られるようになったタイミングで、突然横取りされるケースもあります。

サイトリニューアルの途中から商標登録の手続きを始めると、スケジュールの遅延につながるので、要件定義のタイミングで確認するのがおすすめです。

ポイント4　プロジェクトの体制

サイトリニューアルのプロジェクトに参加するメンバーについて、下記のような情報をまとめましょう。

プロジェクトのメンバーをまとめることで役割や責任の所在が明確になり、「誰に何を確認すればいいのか」がわかりやすくなります。

また、「定例ミーティングの開催日」や「進捗報告の頻度」などについても、ここで決めておくのがベストです。

ポイント5　リニューアルの費用

5つ目のポイントは、「サイトリニューアルに要するコスト」を明確にすることです。

費用間を明示することで、改善効果の大きい施策から優先的に実施できるようになり、無駄なコストの削減にもつながります。

サイトリニューアルの費用感は、下表を参考にしてください。

費用感の詳細については、下記の記事でお伝えしています。併せてご一読ください。

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ポイント6　リニューアルのスケジュール

「リニューアルのスケジュール」を決めておくことも、要件定義の大切なポイントです。

まずは公開日を「〇月〇日〇〇時」と時間まで細かく設定して、そこから逆算してスケジュールを組んでみてください。

サイトリニューアルに必要な工程としては、下記のようなものがあります。

規模の大きいサイトリニューアルになると、公開までに半年以上かかることも多いです。

そのため、システム会社やウェブ制作会社と調整しながら、余裕を持ったスケジューリングで進めましょう。

また、プロジェクト進行中は、柔軟にスケジュール調整をすることも大事です。

ポイント7　ウェブサイトの構成

続いてのポイントは、「サイトの構成」をまとめておくことです。

サイトの構造をわかりやすくするためには、「サイトマップ」の作成をおすすめします。サイトマップとは、サイト全体のページやコンテンツの構成をリスト化したものです。

詳細については、下記の記事で紹介していますので、併せてご一読ください。

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また、サイトマップの作成には、サイト内に必要なコンテンツの漏れを防げるという効果もあります。

ポイント8　ウェブサイトに実装する機能

ポイントの8つ目は、「リニューアルで実装する機能の内容をまとめる」です。

サイト機能の具体例としては、下記のようなものが挙げられます。

機能を設計する際には、「問い合わせ件数を増やす」「ブランドのファンを増やす」などサイトリニューアルでの目的を達成するには、何が必要なのかを考えます。

ここまでの要件定義のポイントを読んでみて「自社だけで進めるのは難しそう」という場合は、ぜひナイルまでお気軽にご相談ください。

サイトリニューアルの要件策定はもちろん、現在抱えている課題に合わせた解決策をご提案し、サイトリニューアルを支援いたします。

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ポイント9　ウェブサイトの環境

サイトリニューアルに用いる開発言語や、導入するソフトウェアなどの「構築環境」をまとめておきましょう。

現在使用しているサイト環境から変更する場合は、要件定義書に元の環境も明記しておくと安心です。

もしも変更後に問題が発生した場合には、前の環境と比較することで解決の糸口になることもあります。

また、WindowsやMacなど対応可能なOSの種類やSafariやGoogle Chromeなど、どのブラウザに対応させるかについても記載するとページが動作しないなどのトラブルも防げます。

ポイント10　インフラ環境

要件定義では、サイトリニューアル後のサーバーやドメインなどの「インフラ環境」についてまとめておくことも大事です。

サーバーには無料のものもありますが、容量が小さかったり勝手に広告が表示されたりというデメリットがあります。

このため、企業のサイトであれば、容量が大きくて稼働も安定する有料サーバーを利用することがおすすめです。ドメインは新規で取得することも、現状のものを継続して利用することも可能です。

ただし、ドメインを新規に取得する際は、SEOの評価が0からの出発になるというデメリットもあります。ドメインをどうするかについては、システム会社などと相談して方針を決めるようにしてください。

ポイント11　セキュリティ要件

続いてのポイントは、「セキュリティ要件」を定めておくことです。

要件定義書には、下記のようなセキュリティに関する要件を記載してください。

特にサイト内で「氏名・住所」や「クレジットカード情報」などといった個人情報を扱う場合は、情報漏洩防止や保管方法など高度なセキュリティ環境の構築が求められます。

そのため、自身のサイトに合わせて、どの程度のセキュリティが必要なのかを検討してみてください。

一般的にセキュリティのレベルを上げるほど、コストもかかります。セキュリティ環境のための予算はあらかじめ十分に確保しておくことをおすすめします。

ポイント12　ウェブサイトの運用方針

最後のポイントは、リニューアル後にサイト運用を誰がどのように行うのか、保守運用は外注するのかといった「運用方針」をまとめておくことです。

保守運用を外注する場合、どの範囲までを依頼するのかも要件定義書に明記しておくと、後でトラブルになることを防げます。

要件定義をまとめてサイトリニューアルを成功させよう

要件定義は、サイトリニューアルを成功させるために不可欠なものです。

今回紹介した要件定義のポイントを押さえ、現状の課題を解決できるリニューアルを目指しましょう。

専門的な内容で判断が難しい部分に関しては、システム会社やウェブ制作会社、ウェブコンサルティング会社などに相談するのがおすすめです。

弊社でも相談を承っておりますので、お気軽にご相談ください。

また、SEOの観点からサイトリニューアルで気をつけるべきことを下記の資料にまとめています。ご検討中の方は、ぜひご覧ください。

• 「なにか重大なことを見落としていないか」
• 「リニューアル後、サイトのパフォーマンスが落ちたらどうしよう」

とサイトリニューアルでは、ハラハラすることも多いかと思います。だからこそ、正確な情報を把握することが必要です。資料の具体的な内容については、無料ダウンロードの上ご確認ください。